פיתוח מערכת התאמה אוטומטית למשפחות מאמצות לעולים מאוקראינה

פיתוח מערכת התאמה אוטומטית למשפחות מאמצות לעולים מאוקראינה: ניצחון בהאקתון Code4Ukraine

אג'נדה

יצירת מעטפת פשוטה למוקדי אימוץ משפחות במסגרת עבודה עם Friends in Israel בהאקתון Code4Ukraine.

כל אדם שעולה לארץ במסגרת מאמץ העלייה יכול להשאיר פרטים בקובץ Form מסודר.

הקובץ ארוך וכולל שאלון מאוד מורכב כדי ליצור את התהליך קליטה הכי פשוט.

המוקדנים בארגון אחראים לחפש משפחה מאמצת מספיק רלוונטית עבור המשפחה שעולה מאוקראינה.

העבודה לוקח המון שעות ומתאפשר רק בעזרת השוואה בין משפחות ברשומות האקסל המסובכות.

הפתרון: יצירת מערכת תומכת בעזרת Match בין משפחות לפי Score.

משפחות בעלות רקע דומה, מספרים ילדים דומה וכו׳ יקבלו ניקוד גבוה וכך יבחרו כMatch הכי משתלם.

במקום ליצור עבודה ידנית ויצרנו עבודה אוטומטית כך המוקדנים יכולים להתעסק בייעול הקשר בין המשפחות במקום לנסות לעשות את ההתאמה הכי נכונה עבור המשפחה.

מה עשיתי עד כה?

עבודה על מסמך אפיון לצוות.

עבודה עם המתכנתים והמעצבים על הפלטפורמה והכוונה במסגרת ההאקתון ומחוצה לו.

מסמכי אפיון

IFU | Israeli Friends of Ukraine

הגעתי לצוות בהאקתון מעניין לעזרה מול המלחמה באוקראינה במרץ 2022. המטרה הייתה לעזור לעמותות בארץ לקדם מהלך שיעזור לפליטים ועולים חדשים בישראל. החלטתי לנקוט עמדה מאוד חריפה ולחפש את הצוות הכי טוב שיש שאוכל להוציא ממנו את השירות הכי יעיל לעמותה הכי יעילה.

מצאנו את עמות FREIND FOR UA שעוזרת לעולים חדשים ופליטים מאוקראינה לעלות לארץ. הם עובדים ביחד עם הסוכנות היהודית ומעבירים בעזרת GOOGLE FORMS מידע על הפליטים והעולים החדשים הפוטנציאלים. דרך זה הם עושים תהליך סינון עם הסוכנות ומעלים אותם לארץ.

התהליך היה מאוד מאוד מורכב כי כל המידע שמאוחסן במאגר היה על בסיס GOOGLE SHEETS ולכן התפקידן בעמותה היה צריך ממש לעבור שורה שורה בגוגל שייטס שמכילה מאות ערכים וFIELDS ולנסות לחפש את המשפחה המאמצת הכי מתאימה לתהליך הקליטה בארץ. זה היה מאוד מקשה על כל התהליך וגם הFOLLOW UP לבדוק האם התהליך באמת תרם היה מורכב פי כמה וכמה כי אין מערכת שתומכת בכל התהליך.

בעזרת יכולות הניהול צוותים חיפשתי את הצוות הכי חזק שיש. הבאתי את המנהלת מוצר הכי מוכשרת שיש שירה לוק-זילברמן ביחד עם נועם הונינג שהוא מהנדס התוכנה בין המובחרים בישראל בעיניין פיתוח STACK מלא במהירות שיא ביחד עם STACK שהוא בנה שעוזר בתהליכים. עם עוד צוות שקלל מפתחת FRONT, BACK מעצבת ו2 BIZ DEV הצלחנו לנצח את ההקאתון בצורה הכי מרשימה שיש בפער משמעותי.

בפחות מ24 שעות בנינו מוצר פונקציונלי עובד שעוזר בתהליך הסינון והפילטור מועמדים. בעזרת מסך תצוגה נוח לתפעול לחבר העמותה וככה הוא יכול לנהל גם את תהליך הMATCHING בין משפחות בארץ שיכולות לארח משפחות עולות חדשות ופליטים.

בנוסף עשינו ממשק FOLLOW UP שמאפשר לחבר העמותה לבדוק מול הMATCH שהוא בנה האם הוא הצליח והאם המשפחה באמת נתמכת במשפחה הישראלית.

בעזרת מתודולוגית ניהול צוות, סנכרון מסיבי וחלוקת תפקידים, ביחד עם לתת לכל אחד להיות טוב במה שהוא יודע לעשות הכי טוב הצלחנו להביא את המוצר הזה להצלחה גדולה ובנוסף להמשיך לתרום לפרויקט לאחר ההאתקון ולתרום לעמותה להמשיך לעבוד מול הסוכנות ולעזור במאמץ עולים חדשים וקליטת פליטים בישראל.

האתגר: התאמה ידנית ומורכבת של משפחות מאמצות

עמותת Friends in Israel התמודדה עם אתגר משמעותי בהתאמת משפחות מאמצות לעולים מאוקראינה. תהליך סינון ועיבוד המידע התבסס על גיליונות אקסל מורכבים, מה שהוביל לעבודה ידנית ממושכת ולקושי במעקב אחר התקדמות.

הפתרון: מערכת התאמה אוטומטית מבוססת ניקוד

במסגרת האקתון Code4Ukraine, צוות מומחים בראשותי פיתח מערכת אוטומטית להתאמת משפחות מאמצות לעולים מאוקראינה. המערכת משתמשת באלגוריתם ניקוד מבוסס פרמטרים רלוונטיים, כמו רקע דומה ומספר ילדים, כדי למצוא את ההתאמה הטובה ביותר.

התהליך

1. אפיון צרכים: הבנת תהליך העבודה הקיים וזיהוי נקודות תורפה.
2. תכנון מערכת: פיתוח אלגוריתם התאמה מבוסס ניקוד ועיצוב ממשק משתמש נוח.
3. פיתוח ויישום: בניית מערכת פונקציונלית תוך 24 שעות במסגרת ההאקתון.
4. בדיקות ושיפורים: אופטימיזציה של המערכת ושיפור ביצועים.
5. הדרכה ותמיכה: העברת הדרכה לצוות העמותה ומתן תמיכה שוטפת.

היתרונות

• ייעול תהליך: אוטומציה של תהליך ההתאמה חוסכת זמן יקר.
• שיפור דיוק: אלגוריתם התאמה מבטיח התאמה מדויקת יותר.
• מעקב וניטור: ממשק משתמש מאפשר מעקב אחר התקדמות ההתא